Кейс: Автоматизация процесса получения закрывающих документов

«Закрывашки» — священное слово для любой бухгалтерии, где царит порядок и дисциплина. Но далеко не у всех контрагентов отлажен документооборот и зачастую документы приходится выпрашивать. Когда клиентов тысячи и сотни отгрузок ежедневно — получить заветные документы становится сложной задачей.

Так бухгалтерия одного из наших клиентов тратила более двух недель рабочего времени каждый квартал, чтобы получить заветные накладные и счета фактуры. Они звонили, писали, ругались — им обещали, забывали, их обманывали… Приходилось тратить дорогие человеческие ресурсы, работать сверхурочно, чтобы все документы были в наличии.

Мы предложили использовать автозвонки через Инфобот и вот что из этого получилось

  • Вместе с 1С программистами клиента мы связали Инфобот с 1С: Управлением торговлей.
Настройка автозвонков Инфобот в 1С
  • Настроили автоматический фильтр «Должны документы» по всем контрагентам.
  • Сделали регламентные задания (это автодействия по таймеру в 1С так называются) — отправлять вызов каждый рабочий день всем, кто попал под этот фильтр.
  • Забывчивым контрагентам звонит Инфобот и грозный голос главбуха просит вернуть документы:
«Добрый день. Это Елена Александровна главбух компании КанцТоргМастер. Прошу вас срочно вернуть в нашу бухгалтерию закрывающие документы. Если вы уже это сделали или сделаете сегодня нажмите цифру 1 и я больше не буду вас беспокоить с этим вопросом. Спасибо за сотрудничество».
После нажатия на единицу звонки прекращаются на 3 дня.

Если контрагент не обманул и отправил документы, то при занесении этих документов в 1С галочка «Должен документы» снимается, он пропадает из фильтра и мы действительно его больше не беспокоим.

А если обманул — то звонки начинаются снова…

Если вопрос с документами горит, то для некоторых особо не пунктуальных товарищей можно включить режим хард-коллекшена и звонить намного чаще.
Что в итоге
Закрывашки приходят регулярно. Вопрос полностью автоматизирован. Деньги экономятся. Бухгалтера счастливы и занимаются своими балансами вместо того чтобы сидеть на телефоне и тратить нервы.

Хотите чтобы Инфобот служил вашему бизнесу? Регистрируйтесь.

Доверьте дело роботам!
Назад к блогу