КЕЙС ДЛЯ ВСЕХ БИЗНЕСОВ

Автоматизация получения закрывающих документов: обзвон клиентов без нервов, колл-центра и лишних хлопот

Пришло время рассказать о кейсах для клиник и медицинских учреждений, которые мы собрали в ходе работы сервиса. Своими решениями с нами поделились ведущие региональные клиники России.

Василий Интересов

CEO/Founder в Инфобот
Думаю, для каждого уважающего себя бухгалтера важно поддерживать порядок везде и во всем. Если его нет, все катится к чертям...Особенно, когда приходится тратить свое рабочее время на звонки контр-агентам, чтобы они наконец-то соизволили прислать закрывающие документы. Эта боль, которая есть в каждой организации, в каждом бухгалтерском отделе. И она усиливается перед ежеквартальными отчетами. В этой статье я расскажу про отличный инструмент, который помогает собирать «закрывашки» планомерно, без нервов, а главное — вовремя.
До сдачи отчета один день
Что вызывает наибольшее напряжение у повелителей цифр и сводных таблиц?

Трата драгоценных часов работы на бесконечное «выбивание» документов по телефону.

Все мы люди. А значит, неважное для нас оставляем на потом. Так действует любой менеджер, если он человек. Все организационные вопросы по доставке закрывающих документов откладываются до самого последнего момента.
Единственным мотивирующим сигналом здесь могут быть редкие звонки с напоминанием из бухгалтерии компании - партнера.
А что же происходит на другом конце провода? Бедный бухгалтер, который звонит не покладая трубок. Ведь на носу отчетный период, а документы не собраны и нервы на пределе.

Ежедневная забывчивость. Сам бухгалтер тоже не робот. Он приходит на работу вовремя, считает приходы, расходы, расчитывается, ведет учет, поддерживает документооборот, подписывает и ставит печати. Это целая система действий, которая требует внимательности и концентрации. Необходимость звонков с напоминаниями часто «выбивает» из привычной колеи рабочих процессов. Поэтому неудивительно, что мозг забывает отдать приказ на звонок.
Поэтому он делается перед отчетным периодом и вызывает волну стресса и негодования в
небольшой бухгалтерской комнатушке.

Эта боль, которую испытывает каждая вторая организация, в которой «хромает» документооборот.
Я описал все так подробно, потому что сам не раз проходил через эти сложности. Вот почему в проекте Инфобот я увидел возможность значительно облегчить нелегкую бухгалтерскую ношу в части сбора закрывающих документов.
А теперь описание самого кейса....

1
Кейс #1
Получаем вовремя «закрывашки» в FMCG — обзвон клиентов компании без колл-центра
В FNCG постоянно что-то происходит. Операции не стоят на месте. Закупы и поставки — очень насыщенный на действия сегмент. Поэтому делать все своевременно здесь важно как никогда. А если что-то сделано не вовремя, то может затеряться в груде повседневных дел. В FMCG важны отлаженные механизмы делопроизводства. Особенно актуально их автоматизация.
Один из наших клиентов дистрибьютор товаров ежедневного спроса в Уфе. Ежеквартально бухгалтерия компании тратила более двух недель на обзвон клиентов, чтобы заполучить драгоценные счета-фактуры и накладные. Как правило, происходило это в преддверии смой горячей поры отчетов.
Сотрудник жертвовал своими драгоценными рабочими часами и нервами, чтобы донести до клиентов всю важность получения закрывающих документов.
Один из младших в бухгалтерской стае садился и планомерно обзванивал клиента за клиентом, ежедневно. Потом отчаянно ждал и снова обзванивал. Такой телемаркетинг продолжался до самой последней минуты сдачи отчетов. Хорошо, что контакты клиентов были забиты в CRM-системе, которая вовремя напоминала о необходимости сделать звонок. Тот, кто хоть раз делал обзвон клиентов в продажах знает, что большая часть времени тратится на бесконечные перезвоны и отлавливание ответственного лица. Это изматывает психологически и физически.
Руководство компании серьезно озаботилось таким положением дел
Было решено отдать эту функцию на аутсорсинг колл-центру. Организация обзвона клиентов должна была строиться следующим образом:
Ежемесячно операторы колл-центра должны были получать контакты должников предыдущего месяца и обзванивать их в течение следующего до победного конца. Затем отчет по звонкам отправлялся обратно в отдел бухгалтерии.

Сразу были выделены минусы такой работы:

Отсутствие общей удобной базы для работы с контактами.
Операторы не могли своевременно видеть, кто из клиентов вернул закрывающие документы. Поэтому им приходилось делать дополнительные звонки в бухгалтерский отдел, а сотрудникам последнего отвлекаться на сверку данных. В условиях интенсивной работы это было едва ли удобно.
  • Высокая стоимость услуги
Ежемесячно компания тратила на услугу колл-центра около 25000 рублей.
    Предложили автоматизировать звонки с напоминаниями о задолженности документов через CRM - систему с помощью программы обзвона.
    Мы разработали свое решение проблемы возврата закрывающих документов.
    • Интегрировали в программу «1С: Управление торговлей» сервис автозвонков «Инфобот»;
    • По всем документам в программе 1С настроили автоматический фильтр «Должники по документам»;
    • Создали Регламентные задания (автоматические действия по таймеру) в 1С — ежедневные звонки на те номера, которые попали в фильтр «Должники по документам»;
    • Как только долгожданные документы попадали в руки бухгалтерам, самый ответственный из них снимал галочку с отметки «Должен документы». Контрагент больше не попадал в фильтр и звонки прекращались;
    • Если контрагент обманул ожидания бухгалтерии, Инфобот снова начинал свои безжалостные звонки.

    Мы использовали следующий скрипт для автообзвона:
    «Добрый день, (Имя). Это Алена Евгеньевна — главный бухгалтер компании «XXX». Очень жду от Вас закрывающие документы. Если Вы уже отправили их, нажмите цифру 1, если только собираетесь в течение этого дня, нажмите 2. Спасибо за понимание и хорошего дня.
    Время внедрения операции: 2 недели
    Результаты внедрения кейса:
    1
    Процесс напоминания автоматизирован и практически не требует вмешательства человека.
    2
    Бухгалтера больше не тратят свое время на бесконечный обзвон и сохраняют гармонию и спокойствие в своем отделе даже в отчетные периоды
    3
    Обслуживание этого процесса составляет около 2000 рублей в месяц
    Если Вам интересно испытать Инфобота в деле — вперед. Мы только ЗА! Особенно любим новые задачи, которые требуют интересных решений